eDispens – Beslutssystem

Beslut, remisser, diarium m.m.

I Beslutssystemet behandlar kommunen remisser, ansökningar om undantag (dispens) från Lokala trafikföreskrifters (LTF) och Trafikförordningens (TrF) bestämmelser om fordons bredd, längd eller vikt.

Beslutsdatabas

Beslutssystemet har en databas där all beslutsdata finns samlad t.ex. villkorsregister som innehåller transportvillkor för alla typer av transporter, färdvägar, broregister med de eventuella brorestriktioner som kan gälla för resp. bro, övriga upplysningar, remisstexter m.m.

Kommunen administrerar själv sin beslutsdatabas, uppgifter kan läggas till, redigeras eller tas bort etc. Systemet levereras med de vanligast förekommande transportvillkor som gäller för breda, långa och tunga transporter.

Att all beslutsdata finns registrerad i beslutsdatabasen innebär ett rationellt och kostnadseffektivt system för hantering av ansökningar och utfärdande av beslut.

Beslut

När en ansökan inkommer är alla ansökningsuppgifter överförda från ansökningssystemet och uppgifterna kompletteras sedan med de beslutsdata som är nödvändiga för utfärdande av dispensbeslut. Uppgifterna hämtas från beslutsdatabasen t.ex. hämtas färdvägar, eventuella brorestriktioner, transportvillkor (utmärkning av fordon, krav på eskort av varningsbil, vägtransportledare eller polis, generella villkor för transport, tidsrestriktioner m.m).

Inkomna ansökningar tilldelas automatiskt ett ärendenummer och när handläggningen av ansökan påbörjas skickas ärendenumret till sökandens registrerade e-postadress för att underlätta eventuell kommunikation i ärendet och när beslut utfärdats skickas det till sökandens e-postadress och till sökandens ansökningssystem.

En programguide leder dispenshandläggaren genom ansökan fram till utfärdande av beslut.

Begäran om yttrande gällande transportdispens (remisser)

Inkomna Begäran om yttrande gällande transportdispens och samrådsbeslut  från Trafikverkets system Trix registreras automatiskt i beslutssystemet och tilldelas ett ärendenummer och svar på remissförfrågan skickas från beslutssystemet till aktuellt ärende i Trafikverkets system. När Trafikverket utfärdar beslut skickas en kopia på beslutet till aktuellt remissärende i eDispens.

Skickade Begäran om yttrande gällande transportdispens  från kommunen kan besvaras via webbformulär (externa filer kan bifogas svar) och svar registreras automatiskt i aktuellt ärende.
Remissförfrågningar skickas till t.e.x andra väghållare, trafikpolis, ledningsägare m.f.l.

Systemets diarium

Alla ärenden diarieförs.
Inga ärenden som inkommit till systemet kan raderas men om t.ex. sökanden återkallar ansökan kan den annulleras och ärendet överförs då till diariet.

När beslutade transportdispenser och svar på remisser skickats förs de automatiskt över till systemets diarium och är därefter spärrade för vidare behandling dvs. de kan endast läsas och skrivas ut men inte redigeras.

Övrigt

Statistikfunktion som visar antal behandlade ärenden under valfri period, sorterings- och sökfunktioner i register, fakturaunderlag skapas i PDF-format, interna tjänsteanteckningar kan göras på ärenden, ansökningar som t.e.x. återkallas av sökanden kan kostnadsfritt annulleras, externa filer kan bifogas beslut m.m.

Information från kommunen

Beslutssystemet innehåller även en funktion där kommunspecifik information t.ex. aktuell lokal trafikinformation som kan beröra dispenstrafiken, information om kommunens villkor för dispenstransporter, länksidor m.m. kan publiceras på ansökningssystemets startsida.